الدورة المستندية المالية للتعاونيات الزراعية

أولاً لابد من تحديد أن إستخدام المستندات والسجلات المالية لها دور هام وفعال فى تحديد مايلى :
ـ كفاءة إدارة المنشأة والتى تقاس من خلال الميزانية العمومية والحسابات الختامية .
ـ تحديد المسؤليات المالية .
ـ تنظيم العمل المالى داخل المنشأة .

أما بالنسبة للتعاونيات الزراعية فإن النواحى المالية ومايستتبعها من إستخدام السجلات والدفاتر المالية بالإضافة لدورها فى المنشآت الأخرى يمكن من خلالها الوقوف على مايلى :
ـ كفاءة الإدارة فى إستخدام الموارد المتاحة لتحقيق أقصى إستفادة ممكنة للجمعية.
ـ تحديد المركز المالى وتوافر السيولة النقدية .
ـ تقدير معاملات الأعضاء مع الجمعية أو الجهات الخارجية وما يستتبع ذلك من تحديد عائد المعاملات عن تعاملهم مع الجمعية .
معرفة الأرصدة المخزنية وتحيد الأوقات الدقيقة للشراء أو التخلص من المخزون الزائد بما يوفر على الجمعية كثير من الأموال التى يمكن إهدارها فى حالة عدم وجود السجلات .
ـ التعرف على كفاءة إدارة وتشغيل الآلات الزراعية وكيفية تحقيق أقصى إستفادة للجمعية من خلال تشغيل الآلات .

ولما كانت هناك أهمية قصوى للناحية المالية فإن القانون قد أولى هذه المسألة رعاية كبيرة فنص على ضرورة توفير السجلات المالية اللازمة لنشاط الجمعية والتى يمكن أن نوضحها فى ضوء نص المادة 33 من اللائحة التنفيذية لقانون التعاون الزراعى 122 لسنة 1980 والتى حددت السجلات والدفاتر التى يجب توافرها فى الجمعية ( يجب أن يكون لكل جمعية بالإضافة إلى دفاتر الجرد واليومية والأستاذ المتعارف عليها . دفتر معاملات الأعضاء وسجل محاضر جلسات مجلس الإدارة والجمعية العمومية وماترى الجمعية إمساكه من دفاتر وسجلات تتطلبها طبيعة العمل الخاصة بالجمعية . ويتعين أن ترقم صفحات الدفاتر المشار إليها وأن يختم كل منها بخاتم الجهة الإدارية المختصة قبل إستخدامها ويجب تقفيل الدفاتر والسجلات المشار إليها كل سنة مالية والتأشير عليها وختمها من الجهة الإدارية بما يفيد إنتهاء قيود السنة المالية المنقضية وذلك خلال ثلاث شهورمن نهاية السنة المالية )
ويمكن فى ضوء نص المادة المذكورة تقسيم الدفاتر والسجلات والمستندات الواجب توافرها بالتعاونيات على النحو التالى :

أولاً : المجموعة الخاصة بالخزينة :
وهى الخاصة بالتعامل النقدى بين الجمعية وأعضائها والأطراف الخارجية من بنك وخلافه وتتمثل فى :
ـ دفتر الخزينة : وهو سجل يكون طرف أمين الخزينة لتسجيل التوريد والصرف من الخزينة أولاً بأول وهو مكون من جانبين .
الجانب الأيمن منه يمثل موارد الخزينة والجانب الأيسرمنه يمثل مايتم صرفه منها .

أما بالنسبة للمستندات التى تغذى دفتر الخزينة فتتمثل فى :
ـ إذن إستلام نقدية : ويعد بمعرفة حسابات الجمعية ويوجه لخزينة الجمعية لإستلام النقدية .
ـ إيصال إستلام نقدية :ويعد بمعرفة أمين الخزينة بناءً على إذن إستلام النقدية الوارد من الحسابات .
ـ إذن صرف نقدية : ويعد بمعرفة حسابات الجمعية ويوجه لخزينة الجمعية لصرف نقدية .
ـ إيصال صرف نقدية :ويعد بمعرفة أمين الخزينة بناءً على إذن صرف النقدية الوارد من الحسابات .
ـ حافظة توريد نقدية : ويعد بمعرفة أمين الخزينة لتوريد المتحصلات النقدية من الخزينة لحساب جارة الجمعية بالبنك .
لايتم الصرف أو الإستلام لأى مبالغ من الخزينة إلا بناءً على أذون الصرف والإستلام الواردة من حسابات الجمعية .
وفى حالة عدم وجود إدارة حسابات بالجمعية فإن قرارات مجلس الإدارة تحل محل أذون الصرف والإستلام .
فى حالة زيادة النقدية الموجودة بالخزينة عن مبلغ التأمين على الخزينة يجب توريد المبالغ فوراً إلى البنك دون الإنتظار للأيام المعتمدة بقرار مجلس إدارة الجمعية مسبقاً .
ويمكن تقسيم الأموال التى تدخل خزينة الجمعية إلى ثلاثة أنواع وهى :
السلفة المستديمة :ـ ويمكن تعريف السلفة المستديمة بأنها تصرف لأمين الخزينة على وجه التحديد للصرف على المصروفات النثرية للجمعية ويتم إستعاضتها عند الإجتماع الدورى الشهرى لمجلس إدارة الجمعية .
السلفة المؤقتة :ـ وهى سلفة تصرف لشخص معين بمبلغ محدد لغرض معين لمة محددة وتنتهى بإنتهاء الغرض الذى صرفت من أجله ولايجوز الصرف منها على غرض آخر غير الذى خصصت من أجله .
المتحصلات النقدية :ـ وتتمثل فى المبالغ التى تورد لخزينة الجمعية إما لسداد مديونيات على الأعضاء أو التى تورد لخزينة الجمعية كمقدمات لحجز مستلزمات إنتاج .
ولايجوز الصرف منها على مصروفات الجمعية من الخزينة مباشرة قبل توريدها بالكامل للبنك تحت أى ظرف من الظروف أو بأى مبرر أياً كان .

ثانياً المجموعة الخاصة بالبنك :
وهى مجموعة السجلات والمستندات التى تنظم العلاقة بين الجمعية والبنك وتشمل مايلى :
ـ سجل حركة البنك : وهو سجل هام لتحديد رصيد السيولة النقدية بالبنك أولاً بأول مع مطابقة الأرصدة التى ترد بكشوف حساب البنك ومطابقتها وتصحيحها فى حالة وجود أخطاء .
ويغذى هذا السجل المستندات التالية : ـ

ـ إشعارات الإضافة : وهو الإشعار الذى يرد من البنك فى حالة إضافة مبالغ لرصيد الحساب الجارى للجمعية بالبنك .
ـ إشعارات الخصم : وهو الإشعار الذى يرد من البنك فى حالة خصم مبالغ من رصيد الحساب الجارى للجمعية بالبنك .
قسائم الإيداع : وهى التى يحصل عليها القائم بالإيداع النقدى لرصيد الحساب الجارى بالبنك .
ـ كشف حساب البنك : ويرد من البنك كل فترة طبقاًللمتفق عليه بين الجمعية والبنك لتحديد العمليات التى تمت خلال الفترة المحددة بكشف الحساب .
ـ مذكرة تسوية البنك : ويتم إعدادها بإدارة الحسابات لمطابقة الأرصدة الدفترية مع الرصيد الوارد بكشف الحساب وتعد على النحو التالى :
رصيد البنك بالدفاتر +شيكات تحت الصرف - شيكات تحت التحصيل = رصيد كشف الحساب .
ويمكن أن نبدأ برصيد كشف حساب البنك لنصل للرصيد الدفترة طبقاً للمعادلة التالية :

رصيد كشف الحساب+شيكات تحت التحصيل - شيكات تحت الصرف = رصيد البنك بالدفاتر.

ثالثاً : المجموعة الخاصة بالمخازن :
وهى التى تنظم حركة المخازن من صرف وإضافة وتتمثل فى :

ـ سجل عهدة المخزن : ويقوم أمين المخازن بالقيد فيه طبقاً لأذون الإضافة والصرف ويفرد فيه صفحة لكل صنف ويجب أن يقتصرهذا السجل على تسجيل الكميات فقط .

ـ سجل الشطب : ويقوم كاتب الشطب بالقيد فيه للمطابقة مع أمين المخازن ويتم التسجيل فيه بالكميات والمبالغ وهو سجل رقابى لحركة المخزن .

ويتم تغذية هذه السجلات من خلال المستندات التالية:
ـ أذون الإضافة : وتحرربمعرفة أمين المخازن طبقاً للوارد فى فواتير الشراء ومحاضر الفحص والإستلام .
ـ أذون الصرف : وتحرربمعرفة أمين المخازن طبقاً لطلبات الصرف أو سراكى الصرف .
ـ محاضر الفحص والإستلام : وتحرربمعرفة اللجنة المشكلة للإستلام قبل لإضافة البضاعة الواردة لمخازن الجمعية بمايفيد مطابقتها للمواصفات طبقاً لما هو وارد بالفواتير وطلبات الشراء .

ربعاً : المجموعة الخاصة بالميكنة الزراعية :
وهى التى تختص بتشغيل الآلات الزراعية وتتمثل فى :

ـ سجل تشغيل الآلات : ويتم التسجيل فيها بناءً على السراكى وأوامر التشغيل ويجب أن يفرد فيه صفحة لحساب كل آلة على حدة للتعرف على مدى جدوى تشغيل الآلة على أن يحمل حساب الآلة بكل ماتم صرفه عليها خلال العام ويضاف إليه كافة الإيرادات المحققة من تشغيلها خلال العام على أن تكون هذه الإيرادات فعلية .

ـ خطوط السير : وتحرر بمعرفة مدير الجمعية بناءً على طلبات التشغيل المقدمة من الأعضاء مسبقاً لتحديد وجهة الآلة خلال اليوم .

ـ أوامر التشغيل : وتحرر بمعرفة مدير الجمعية لتحديد العمليات التى تقوم بها الآلة ويقوم العضو بالتوقيع عليها بعد إنجاز العملية المطلوبآدائها فى حقله .

يفضل أن يتولى أحد أعضاء مجلس الإدارة الإشراف على تشغيل الآلات .
يتم سداد قيمة تشغيل الآلات فى خزينة الجمعية فقط وعلى وجه التحديد .
التعامل مع أعضاء الجمعية بالنقد وبالأجل أما مع غير الأعضاء فلا يجوز التعامل إلانقداً فقط.

خامساً : بطاقة معاملات الأعضاء:
نصت المادة 27 من قانون التعاون الزراعى 122 لسنة 1980 ( على كل جمعية أن تمسك حساباً مستقلاً لكل من معاملاتها مع أعضائها أو الغير ويكون لكل عضو بطاقة معاملات خاصة به تحت يده وتكون القيود الواردة بها حجة على العضو والجمعية وملزمة لكليهما وذلك فى حدود المستندات المؤيدة لها .....) .
كما نصت المادة 29 من اللائحة التنفيذية لقانون التعاون الزراعى 122 لسنة 1980 على أن ( تخصص لكل عضو بطاقة معملات تحت يده تثبت فيها الجمعية جميع البيانات المتعلقة بمعملات العضو معها وعلى الأخص جميع مايحصل عليهمن قروض عينية أونقدية أوفائض محاصيل أو خدمات آلية وغيرها ـ وماقام بسداده من هذه القروض والباقى عليه منها ومستحقاته لدى الجمعية وأى مبالغ أخرى يلتزم بها طبقاً للقوانين واللوائح مع بيان الأساس القانونى لتحميل العضو بكل مبلغ منها .
وفى حالة فقد العضو البطاقة أو تلفها . على الجمعية خلال أسبوع من تاريخ إخطارها بذلك بكتاب موصى عليه مصحوب بعلم الوصول أن تستخرج له بطاقة أخرى بمقابل تقيد فيها البيانات المذكورة وتكون البيانات الواردة بالبطاقة حجة على الجمعية والعضو معاً .